Neste artigo, vamos falar sobre a Controladoria Gerencial que se aplica no dia a dia das empresas, bem como potencializar sua verdadeira vocação: ser um agente ativo e facilitador na condução das empresas ao sucesso.
A Controladoria possui umas das funções mais importantes dentro de uma organização, que se dá através da geração e análise de informações, que devem ser utilizadas para a tomada de decisões. Sem informações precisas, confiáveis e ágeis, nenhuma empresa consegue sustentar um crescimento de longo prazo, pois, metaforicamente falando, é o mesmo que tentar atravessar o oceano, em um navio seja qual for seu porte, desprovido de instrumentos de navegação. Com sorte é possível chegar ao destino, mas certamente a um custo maior. Sem falar nos danos e estresse sofridos pela tripulação. Muitos afundam antes de concluir o trajeto.
É viável afirmar, portanto, que as organizações bem sucedidas são viabilizadas através de metas e estratégias bem definidas.
Tanto uma quanto a outra devem ser claras e estar enraizados na cultura organizacional e nas rotinas dos colaboradores e departamentos da empresa, de modo a garantir que não existam dúvidas em relação ao objetivo corporativo. Resumindo, há de se atentar para que todos estejam seguindo na mesma direção.
O problema é que uma parcela significativa das empresas não está familiarizada a este tipo de cultura de planejamento.
Não à toa, empresas com bons produtos e serviços sucumbem de forma precoce. Por não atentarem devidamente a planejamento, metas, estratégias e informações operacionais para tomada de decisões conscientes.
Mas, onde entra a Controladoria nesta história?
A Controladoria deve ser o catalizador de toda a estratégia organizacional, estabelecendo rotinas, ferramentas de controle e criando indicadores de desempenho que serão utilizados como guias estratégicos para o alcance das metas estabelecidas. Trata-se de um setor de suporte, que transita por todos os demais setores da empresa, promovendo a articulação racional de comunicação entre o topo e a base da organização.
Portanto, é a Controladoria que desenvolve e aplica sistemas de informações e controles gerenciais em todas as esferas e departamentos administrativos e fabris, proporcionando aos gestores de cada área informativos de desempenho e avaliação, de forma periódica. Mais que isso, a Controladoria desempenha a função de conectar e intensificar a sinergia entre os departamentos da organização. Empresas sucumbem pela falta de diálogo entre departamentos. E, a Controladoria deve trabalhar no sentido de facilitar esta comunicação interna. Toda estratégia organizacional é formada pela soma das metas individuais de cada setor. Ou seja, para se alcançar um objetivo comum, as partes (departamentos), deverão ter sua respectiva carga de responsabilidades.
A padronização de relatórios e comunicação também são fundamentais para o sucesso das empresas.
Em maior ou menor grau de complexidade, todas as empresas possuem algum tipo de relatório de análise e desempenho. Entretanto, geralmente, são informativos específicos de cada setor, que atendem exclusivamente a equipe ou gestor daquela área. Por exemplo: relatórios de faturamento, controle de meta de vendas por vendedor ou representante, ranking de itens mais vendidos, etc., tratam-se de relatórios de análise confeccionados e utilizados pelo departamento Comercial.
Estes indicadores comerciais são extremamente válidos, mas não respondem a outras questões inerentes às estratégicas da empresa, como por exemplo:
(A) Qual produto possui a maior rentabilidade dentro do mix de vendas?
(B) Qual cliente apresenta maior margem de contribuição do período?
(C) Qual representante/vendedor aplica os maiores descontos?
(D) O nível de bonificação para um determinado cliente é viável financeiramente?
(E) Os gastos com fretes para determinada região estão de acordo com as políticas de preço?
(F) A relação de faturamento versus margem de contribuição está aumentando ou reduzindo o Ponto de Equilíbrio Econômico?
(G) O Preço Médio de Venda está condizente com a Política Comercial vigente?
(H) Como está se comportando o prazo médio de vendas em relação a outros períodos e em relação a política de Contas a Receber?
Notemos pelo exemplo, que um simples relatório de faturamento pode ser transformado em um complexo e bem elaborado Business Plan de indicadores e relatórios analíticos, que irão abastecer os demais departamentos, como partes interessadas. Afinal, estamos falando de uma unidade empresarial. E o desempenho de um departamento apresenta reflexo sobre os demais. Quando a informação flui de forma racional, a estratégia organizacional tende a ser mais eficaz e efetiva.
Continuando no mesmo exemplo, em termos gerais, não cabe ao departamento comercial instituir e divulgar todos estes indicadores, pois está além de suas responsabilidades institucionais.
Logo, este é o outro papel da Controladoria. Identificar a necessidade de informação de cada gestor, criar controles, bem como os procedimentos de inputs destas ferramentas e treinar os colaboradores de cada setor para que passem a administrar estes indicadores de forma colaborativa.
Um departamento de Controladoria bem estruturado, possui uma enorme capacidade de aproveitar oportunidades de melhorias ou antever riscos à rentabilidade da operação, graças aos relatórios de indicadores de desempenho. Entretanto, o departamento de Controladoria não é um simples setor de geração de relatórios ou confeccionador de ferramentas de controle. Mais do que isso, ele deve ter autonomia para sugerir, mesmo que não lhe seja solicitado, melhorias que visem a elevação da performance quantitativa e/ou qualitativa de qualquer setor da empresa. Este é o preceito básico do gerenciamento e análise de performance, visto pelo prisma da unidade empresarial. Se existem indicadores departamentais, e estes estão em desacordo às estratégias gerais traçadas pela alta direção, cabe a Controladoria tomar as devidas medidas para corrigir estes desvios.
Quem é o Controller da sua empresa?
Apesar de todos os benefícios que um departamento de Controladoria pode oferecer a uma organização empresarial, poucas são aquelas que possuem um setor ou, minimamente, um profissional com tarefas específicas de controller. Com frequência, as empresas acabam por atribuir algumas das rotinas de Controladoria (mínimas, diga-se de passagem) aos próprios departamentos, através de seus colaboradores. A atribuição de tarefas de Controladoria a colaboradores não especializados, limitam consideravelmente o potencial de fluidez e aplicabilidade de informações no processo de tomada de decisões estratégicas.
Senão, vejamos: minimamente, um departamento de controladoria deve promover a geração e análise das seguintes informações estratégicas: DRE gerencial mensal e seus principais indicadores de desempenho; análise de margem de contribuição (produto, cliente, região, representante / vendedor, canal de venda, etc.); formação de preço de venda; auxílio na implementação de budget anual, bem como sua supervisão, acompanhamento e divulgação padronizada de Orçado x Realizado; articulador e facilitador da implementação e controle de Planejamento Estratégico, bem como o desdobramento de suas metas aos departamentos; entre outros.
Assim, é improvável que uma empresa possa usufruir de todo este arcabouço informacional valendo-se tão somente de relatórios independentes de cada departamento. Há de se ter a presença de controllers natos e dedicados exclusivamente à atividade de Controladoria.
Por se tratar de uma profissão altamente qualificada, muitas companhias preferem terceirizar, parte ou a totalidade deste serviço através de empresas especializadas, que oferecem este serviço ao mercado corporativo. Caso você, leitor, tenha se identificado com os gargalos informacionais da sua empresa neste artigo, saiba que pode contar com o profissionalismo da Província Assessoria Empresarial, presente no mercado desde 2007, especialista em Finanças Corporativas, Controladoria Gerencial, Auditoria Interna e demais setores do conhecimento administrativo, que irá lhe auxiliar no processo de rentabilização dos seus negócios.
Autor: Dolcimar De Re
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